Pilotage


CHE COSA È IL PILOTAGE ?

È una strategia di PROJECT MANAGEMENT che si concretizza in attività di pianificazione e controllo basata su una tecnica di programmazione reticolare (quindi non lineare) e deputata alla GESTIONE di PROGETTI COMPLESSI.

CHE COSA SI INTENDE PER PROGETTO ?

Il Progetto è un’attività che prevede l’individuazione di azioni, tempi, risorse e ruoli che concorrono al raggiungimento di un risultato che comporta benefici o valore aggiunto. Il Progetto è anticipato da un’analisi preliminare funzionale a definire:

  • risultati attesi (aspettative di risultato / obiettivo da conseguire)

  • caratteristiche del contesto (opportunità e limiti)

  • ruoli e risorse disponibili (professionalità, disponibilità, risorse finanziarie, tempo, ecc)

CHE COSA SI INTENDE PER PROGETTO COMPLESSO ?

Un Progetto è complesso quando possiede una o più caratteristiche tra quelle qui di seguito elencate:

  • Si sviluppa attraverso molte fasi, articolate e connesse;

  • Prevede attività disomogenee tra loro, pur essendo finalizzate al raggiungimento di un solo obiettivo;

  • È regolato da date “cardine”;

  • Si sviluppa in un arco temporale significativamente lungo;

  • Coinvolge risorse umane e finanziarie considerevoli, che richiedono impegno al fine di essere ottimizzate;

  • Prevede l’applicazione di diverse professionalità organizzate (o da organizzare) in uno schema di relazioni e interconnessioni organizzative;

  • Prevede la necessità di attivare un’intensa funzione di reporting indirizzata a enti finanziatori, sponsor o Pubblica Amministrazione.

CHE COSA SIGNIFICA “GESTIRE” ?

  • Individuare, analizzare e pianificare le attività (fasi), cercando la più efficace interconnessione tra di loro;

  • Controllare la compatibilità dei tempi di realizzazione con l’obiettivo finale dell’evento;

  • Controllare che le risorse umane, materiali e finanziarie previste e quindi assegnate a ciascuna fase siano, a consuntivo, quelle previste;

  • Attivare strategie di adeguamento e correzione del modello nel caso si verifichi un disallineamento rispetto a quanto previsto;

  • Consentire che le attività e le decisioni dei gruppi di lavoro siano compatibili con il programma (strategia e tempistica) e instaurare e favorire il dialogo tra i gruppi.

PERCHÉ ATTIVARE LA FUNZIONE DI IL PILOTAGE ?

La funzione di PILOTAGE consente di facilitare le diverse attività necessarie a finalizzare un PROGETTO COMPLESSO:

  • Analizzare l’evento complesso ricavandone una sequenza di micro fasi;

  • Individuare la sequenza più opportuna, stabilendo priorità e sequenze ottimali;

  • Editare un programma tracciando anche i PERCORSI CRITICI;

  • Vigilare sul rispetto delle scadenze e dei budget di spesa e di impiego risorse;

  • Predisporre azioni idonee per il recupero di eventuali scostamenti dal piano originale;

  • Impostare un’adeguata gerarchia di reporting per fornire al Committente le ragioni per le scelte più opportune;

  • Individuare le risorse operative più convenienti;

  • Organizzare, gestire e controllare la logistica;

  • Impostare una strategia di acquisti/approvvigionamenti ottimale;

  • Impostare gli standard di qualità e verificarne il mantenimento.

QUALI SONO LE PROFESSIONALITÀ IN CAMPO ?

Il Team dedicato al PILOTAGE sarà individuato all’esterno della struttura di gestione dell’evento, al fine di non creare conflitti di interesse o sovrapposizioni operative. Gli specialisti dovranno assicurare la loro presenza sul luogo di lavoro e presentare queste abilità:

  • Capacità di analisi;

  • Esperienza in problem solving;

  • Capacità organizzativa;

  • Conoscenza degli strumenti di programmazione e controllo;

  • Conoscenza delle procedure di qualità;

  • Pratica dei più complessi strumenti di elaborazione delle informazioni e di comunicazione;

COSA PUÒ CONVINCERE A INAUGURARE UNA FUNZIONE DI PILOTAGE ?

Il PILOTAGE offre diversi vantaggi che sono sostanzialmente riconducibili ad alcuni grandi benefici:

  • Maggiore qualità nella prestazione;

  • Migliore efficacia di tutta l’organizzazione;

  • Rispetto delle tempistiche di Progetto;

  • Maggiore consapevolezza complessiva sull’andamento del Progetto

  • Minori costi e ottimizzazione delle risorse.

QUALI SONO I MOMENTI IN CUI SI ARTICOLA IL PILOTAGE ?

  • Organizzazione;

  • Analisi;

  • Pianificazione;

  • Controllo.

CHE COSA SIGNIFICA ORGANIZZAZIONE ?

Provvedere all’armonizzazione delle diverse competenze del Progetto, creando e gestendo gruppi di lavoro che operino per l’avanzamento del Progetto, in modo che ciascuno possa esprimere la propria professionalità attraverso la gestione delle sue responsabilità.

Il PILOTAGE è un continuum e non si riduce a una semplice fase iniziale.

CHE COSA SIGNIFICA ANALISI ?

  • Individuare i macro obiettivi del Progetto;

  • Creare le macroattività;

  • Decomporre le macroattività in attività elementari, attribuendo le responsabilità ai differenti attori;

  • Codificare univocamente ogni singola attività elementare di Progetto.

Il monitoraggio sull’andamento delle singole attività elementari con le conseguenti correzioni al programma, come esito del feed back, permette il governo del Progetto.

QUAL E’ IL PRODOTTO FINALE DI UNA ATTIVITÀ DI ANALISI?

  • La creazione di una scheda per ogni attività elementare
  • conterrà solo il nome dell’attività, il tipo e il responsabile
  • Le restanti informazioni saranno oggetto della fase di pianificazione

CHE COSA SIGNIFICA PIANIFICAZIONE ?

Significa decidere in anticipo che cosa fare in ogni momento, come farlo, con quali risorse, in quali tempi e in quale sequenza, stabilendo con ciò il reticolo delle precedenze/sequenze e il percorso critico.

QUAL E’ IL PRODOTTO FINALE DI UN’ATTIVITÀ DI PIANIFICAZIONE ?

Scheda_PMC
Scheda_Right_PMC

schedule_left
gantt_right

CHE COSA SIGNIFICA CONTROLLO ?

  • Verificare costantemente che l’esecuzione delle diverse fasi di lavoro avvenga nel rispetto di quanto si è pianificato;

  • Nel caso non sia così, rilevare gli scostamenti dal piano originale, misurarli, analizzarne le cause;

  • Comunicare attraverso ALERT con i responsabili;

  • Ridisegnare (eventualmente) il nuovo percorso.

QUAL È IL PRODOTTO FINALE DI UNA ATTIVITÀ DI CONTROLLO ?

E’ un CRUSCOTTO DI GESTIONE alimentato da un sistema di ALERT con l’obiettivo di:

  • fornire una serie di report sullo stato del Progetto;

  • ridisegnare un reticolo più preciso che descriva in maniera più attuale il Progetto nel suo insieme e tutte le fasi in termini di durata, costo e impiego di risorse.

QUINDI

MOMENTI DI PROJECT MANAGENT

AZIONI

ORGANIZZAZIONE Creazione Gruppi di Lavoro
Gestione dei Gruppi di Lavoro
ANALISI Individuazione Macro obiettivi
Creazione Macro attività
Decomposizione Attività
Codificazione attività
PIANIFICAZIONE Calendarizzazione attività
Determinazione sequenze
CONTROLLO Verifica e rilievo scostamenti
Adeguamento Programma

IL SISTEMA INFORMATIVO DI GOVERNO

PMC ha realizzato in house un Sistema Informativo che traduce e interpreta il cronoprogramma

  • E’ stato creato ad hoc e può essere sviluppato in funzione delle esigenze del singolo Progetto;

  • Il SI “assimila” il cronoprogramma e tutte le sue evoluzioni;

  • Il Sistema Informativo presenta un facile utilizzo e schermate chiare ed esaustive;

  • Il Sistema Informativo automatizzato tutte le operazioni, creando un valore aggiunto.

Il Sistema Informaivo è stato dotato delle seguenti capacità:

  • Creare una lettura più semplice dei dati tramite VISTE (vedi dettaglio al paragrafo successivo);

  • Creare una serie di “alert” che avvisino i responsabili delle azioni da intraprendere o li sollecitino all’esecuzione delle stesse;

  • Permettere l’intervento diretto dei responsabili nella segnalazione di esecuzione o ritardi delle attività;

  • Creare uno storico delle attività che mostri l’evoluzione dei ritardi e le loro cause tramite semplici tabelle;

  • Creare una facile interfaccia per la comunicazione dei messaggi direttamente alla casella di posta abituale, con la conservazione dei testi sul sistema stesso.

È possibile quindi ordinare le informazioni sul Progetto, organizzando i dati di feed-back per VISTE, fruibili per diverse categorie di utenti, secondo questa gerarchia:

  • Vista Albero: riproposizione del cronoprogramma;

  • Vista Ricerca: interfaccia per la ricerca di una qualsiasi informazione all’interno del cronoprogramma;

  • Vista Sintesi: elenco delle attività con particolare attenzione ai ritardi e alle loro cause;

  • Vista Indicatori: report sull’andamento globale del progetto riservato alla Direzione.


REFERENZE SPECIFICHE PRINCIPALI ATTIVITA’ SVOLTE

 

1. FIAT – Direzione Centrale Progetto per la realizzazione di 3500 alloggi per di- pendenti da realizzarsi in cinque province del sud. Pilotage completo e Relazioni sindacali (1975);

2. Ministero degli Affari Esteri della Repubblica italiana Mogadiscio – realizzazione del Compound

dellAmbasciata dItalia (1985);

3. Ministero degli Affari Esteri della Repubblica italiana Belgrado realizzazione del Compound

dellAmbasciata dItalia (1985);

4. Ministero degli Affari Esteri della Repubblica italiana Berlino Est – realizzazione di parte del Compound

dellAmbasciata dItalia (1985);

5. Ministero degli Affari Esteri della Repubblica italiana Lisbona ristrutturazione dell’Ambasciata d’Italia

(1985);

6. Ministero degli Affari Esteri della Repubblica italiana Praga – ristrutturazione del Compound

dellAmbasciata dItalia. (1986)

7. Ministero degli Affari Esteri della Repubblica italiana Atene – operazioni di ristrutturazione del Compound dellAmbasciata dItalia colpita da evento sismico. (1989)

8. Ministero degli Affari Esteri della Repubblica italiana – Sofia – progetto per la realizzazione del nuovo Compound dell’Ambasciata d’Italia. (1988)

9. Ministero degli Interni della Repubblica di Israele Jaffa – realizzazione di edifici per ospitare gli emigranti russi. (1991)

10. Ministero della Difesa della Repubblica di Siria Lataqia – realizzazione di parte dei lavori per il complesso

sportivo progettato per i giochi del mediterraneo. (1986)

11. Ministero dellIndustria della Repubblica di Siria Damasco – realizzazione di 250 chilometri di oleodotto.

(1986)

12. Ministero degli Affari Esteri della Repubblica di Cecoslovacchia Aden PDRY – realizzazione del Com

pound dellAmbasciata della Repubblica di Cecoslovacchia, (1986)

13. Ministero degli Affari Esteri della Repubblica italiana Rhyiad realizzazione del Compound dellAmbasciata dItalia. (1990)

14. Ministero della Sanità della Repubblica del Tadjikistan Dushambè – realizzazione e installazione di 230 poliambulatori mobili nell’area dei Monti Pamir ai confini con l’Afganistan. (1991)

15. Azienda Ospedaliera Niguarda Ca’ Granda Pilotage e coordinamento delle attività, nellambito della realizzazione del nuovo blocco SUD e in preparazione alle attività propedeutiche per l’inizio dei lavori di costruzione del blocco NORD (2014).

16. Azienda Ospedaliera Ospedali Riuniti (BG)– Pilotage e coordinamento delle attività, nellambito della realizzazione del nuovo Ospedale e in preparazione alle attività di trasferimento (attività in corso).

17. Azienda Ospedaliera Ospedali Riuniti (BG) – Pilotage aziendale a guida dell’intervento di realizzazione del Nuovo Ospedale (2011/2014)

18. Olicar Spa (CN) – Pilotage aziendale a guida dell’intervento di realizzazione del Nuovo Ospedale di Alba Bra (2011/2012)

19. INSO, Gruppo Condotte – Studio di fattibilità per un intervento di Pilotage a supporto delle atività di progettazione e Pianificazione e Controllo delle attività di realizzazione del nuovo Ospedale di Udine (2015)